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领导突然要求你写一篇紧急文字材料,该怎么快速完成?

更新时间:2020年12月03日11:18:19 点击次数:109 打印此页 关闭
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步骤一:

充分领会意图,抓住行文主旨

        领导的意图包括总体性意图和具体性意图、明示性意图和暗示性意图、确定性意图和非确定性意图。

只有充分领会这些意图,才能更好地抓住行文的主旨,否则很可能白忙一场。

一般来说,材料起草者应至少对这些问题了然于胸:

领导交办材料的目的是什么,

材料要阐述的基本观点是什么,

要解决的主要问题是什么,

受文对象和发送范围是什么等等。

       在领导交代意图时,手不能停。要迅速动笔,将其主要观点记录下来,防止相关要求出现遗漏。有时候领导要求起草短急重材料,也是根据上级紧急文件、电话等要求而下达的,可通过查阅相关文件、电话记录以及询问知情人等方式,深入了解意图。

       起草前,要静心思考。领导交代工作意图,往往局限于原则性的指导,粗线条的轮廓。因此,起草者在接受材料任务之后,还要进一步精心思考,拓展思维,以便准确领会、理解和把握领导意图的精神实质。

步骤二:

快速调动日常积累的资料

核心是套用

       充分的准备,足够的素材,是写好短急重材料的基础。接到任务后,考验的就是材料工作者快速调动日常积累的资料的能力。这种能力的核心诀窍就是套用

① 结构套用法

         在时间紧迫、来不及创新构思的情况下,完全可以从结构布局上参考、借鉴或套用某些现成文稿的框架。

例: 

比如,机关单位的工作报告或工作汇报材料,在内容布局上通常有4个部分:

1. 工作情况及所取得的成绩、进展;

2. 工作中初步探索和积累的经验及体会;

3. 存在的问题及不足;

4今后的打算及对上级的建议、请求。

② 观点套用法

         在写作中可以根据需要整句、整段套用一些基本观点及精辟论述,既省时省力,又能提升文稿层次,体现理论性和时代性。

例: 

绿色发展,须以绿色文化驱动;

对外开放新格局,须以开放文化催生;

城市群建设,须以城市文化打底。

③ 材料套用法

不同的材料来自三个方面

        综合型的坐底文稿。如各省市县每年召开的人代会形成的文件资料,在年度内可以作为全面工作或者某一方面工作的基础资料,这类资料中的阐述、论证、例子、数据、结论等往往可以抽出来使用。

        材料工作者的资料库,如单位基本情况材料、基本数据汇总、专题讲话材料等等。

        材料工作者的头脑库,如日常收集的情况汇报、调查研究材料等等,可以调出来对号入座。

④ 改装套用法

        材料工作者以往写过的文字材料中,不乏有体例、内容等与本次应急写作要求类似的,在紧急情况下可拿出来使用。可以切割重组。按照最新要求搭好新的框架之后,把所需用材料块适度加工,重新组合使用。也可以调整顺序。在内容详略、布局轻重、次序先后等方面加以调整,或在原框架里加入一些最新实例、数据等。当然,这里绝非教人投机取巧,而是帮助有深厚写作功底的材料工作者在紧急情况下提升效率,更加得心应手。

步骤三:

关键在修改

既要有高度,又要注意细节材料不管要得多急,都要经过修改这一关。

        短急重的材料,可能因套用和加工,容易写不出彩,下面以一段文字稿的第一稿和第四稿为例,看如何修改能提升文稿高度,兼顾场合。

第一稿:

        作为全省欠发达地区的开发区,我们的发展基础、经济结构和产业层次相对落后,对科技创新有着更为强烈的渴求和期盼,深刻认识到只有依靠科技创新,才能在新一轮发展中后发赶超,与先进发达地区站在同一起跑线上同台竞争。此稿讲述了科技创新的背景和原由(全省欠发达、产业基础相对落后),并说明了科技创新的目的和希望(后发赶超、赢得竞争)。

第四稿:

        作为全省欠发达地区的开发区,要解决发展基础、经济结构和产业层次落后的问题,只有科技创新,也只有这样一条路,才能与兄弟开发区站在同一起跑线上比肩发展、跨越提升。

改动前后有啥变化?

1. 从只说问题,到谈到怎么解决问题

        文稿中把我们的发展基础、经济结构和产业层次相对落后改为要解决发展基础、经济结构和产业层次落后的问题,实现了从更加积极的角度来论述,且更有力地表达了稿件本身的意思:推动解决这个问题。

2. 从感性认识上升到理性认识,更体现方向性、战略性

       文稿中把对科技创新有着更为强烈的渴求和期盼改为只有科技创新别无选择,前一句表述属于低级的感性认识,改后表述属于高级的理性认识,而且表意更准确,更到位,把科技创新的思路性、方向性、战略性体现得更为充分。

3.考虑听众角色,更加兼顾听众感受

        文稿中把才能与先进发达地区站在同一起跑线上同台竞争,实现在新一轮发展中后发赶超、换道超越改为才能与兄弟开发区站在同一起跑线上比肩发展、跨越提升,体现了对各地参会同志的尊重和友好,兄弟开发区一词更让参会同志增加亲切感和关联感,比肩发展已经包含了竞争发展的意思,但更有携手并肩、团结进步的情意在里面,跨越提升是大家共同的目标,大家一起好起来,多好!

       “短急重材料虽然篇幅不长,但容易因时间紧任务重而出差错。下面,为大家总结了细节修改应该特别注意的几点:

时间。这是行文的一个基本要素,不能有误。但我们写材料的过程往往会用到去年、今年、明年这样的时间代词,特别是12月份与1月份,核对不好就可能出现时差一年的错误。

         地点。小到开会发个通知,大到上报专题报告,经常出现。当年中原会战,冯玉祥的一个作战参谋,拟制作战命令时,误把沁阳写成泌阳,导致军队作战方向发生错误,最终落败。所以,文稿中要特别注意核对地点。

        人物。文稿中务必核实好人名和职务。

        数字。这是比较敏感的,比如调查报告中的各类情况的百分比,还是要本着负责的态度,认真统计,如实上报。涉及财务报表之类的,更需要小心。此外,在材料中用到的,不是自己熟悉的,最好要和相关部门核实清楚。

        政策。涉及政策、规章制度方面的内容应该与党和国家的方针政策、法律法规,符合上级单位的制度要求相符合。

引文。材料中引用的讲话、资料等一定要进行核实,出处、含义都要清楚明了,不能张冠李戴或者与原文有出入。

        格式。每一类公文都有固定的格式,字体、字号、名头、落款、印章等都有统一的要求,不能随心所欲。

来源:公文写作

整理:欢乐之旅

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